个体工匠的文书工作每月2,980日元搞定的方法｜报价・请款・费用的实例
个体工匠・个体经营者的文书工作，用每月3,000日元以下的云软件就足以提高效率。本文由经营便利屋和打井业务的笔者，介绍他用每月2,980日元处理报价单・请款单・收据・客户管理・费用记录的实际方法。
个体工匠的文书工作，应该为什么付多少钱
先说结论，从事现场工作的个体工匠需要的只有以下5项。
- 制作报价单・请款单・收据（支持合格请款单制度）
- 管理客户信息（地址・电话・过去的作业记录）
- 管理作业日程（日历）
- 记录费用（只需用手机拍收据）
- 保存作业照片（按现场・按单据）
大型会计软件除此之外还有记账・结算功能，每月2,000～3,000日元，但报税一年只有一次。只聚焦日常业务需要的上述5项，可以便宜得多。
每月2,980日元可实现的业务管理实例
| 业务 | 以往的做法 | 导入软件后 |
|---|---|---|
| 制作报价单 | 打开Excel模板复制修改（15分钟） | 选择客户输入明细（3分钟）。用语音输入的话在车里就能完成 |
| 制作请款单 | 打开报价单抄写（10分钟+出错风险） | 从报价单一键转换（10秒） |
| 确认到账 | 对照存折和请款单 | 在列表中只显示“未到账” |
| 查找过去的单据 | 翻文件夹（几分钟～找不到） | 按客户名搜索（几秒） |
选择软件的3个标准
1. 能否在手机上完成
做现场工作，回办公室的时间很浪费。能用手机或平板制作报价单，并当场给客户看，这是最重要的。
2. 报价→请款→收据是否连通
每种单据用不同软件的话会出现抄写错误。请选择在一个流程中连通的软件。
3. 是否每月1,000日元以下
个体工匠的管理业务每月花3,000日元属于过度投资。一年下来相差2～3万日元。
笔者使用的软件
由于市售软件不符合现场的实际情况，笔者自己开发了名为Flexsys的业务管理软件，每天用于便利屋和打井的实际业务。每月2,980日元（最多30人）即可对应上述全部5项业务，并有90天免费试用（无需信用卡）。
常见问题
Q. 个体工匠也需要合格请款单吗？A. 如果交易对象是应税企业（法人或总包方），往往会被要求开具合格请款单。使用能记载登记编号和按税率分列消费税额的软件，就能自动对应。
Q. 免费的请款单软件不行吗？A. 免费方案往往有每月开具张数限制（例：每月5～10张）或功能限制。每月有10件以上工作的个体工匠，选择每月2,980日元左右的付费方案，结果反而更省时间。
Q. 记录费用怎么做最轻松？A. 用手机拍收据、通过AI-OCR读取的方式最轻松。金额和日期会自动录入，几乎不需要手动输入。