只需拍名片就能登记客户的方法｜用名片OCR让营销后的录入归零
名片OCR是指用手机拍摄名片，AI就会读取公司名称・姓名・电话号码・邮箱・地址，并直接登记到客户台账的机制。在现场或洽谈时收到的名片，回去后一张张手动录入的工作就没有了。本文介绍个体经营者把名片OCR融入日常客户管理的具体步骤，以及提高精度的拍摄方法。
用名片OCR登记客户的流程
- 在业务管理软件的客户画面中选择“读取名片”，启动手机相机
- 拍摄名片（在明亮的地方，让名片整体都在框内）
- AI按项目读取公司名称・姓名・部门・电话・传真・邮箱・地址
- 在画面上确认内容，必要时修改，然后“登记为客户”
- 无需输入收件人信息，就能马上制作给该客户的报价单・请款单
手动输入每张需要2～3分钟的工作，从拍摄到确认30秒左右就能完成。每月20张名片的话，可节省约1小时。更有效的是，想着“以后再说”而堆积的名片不会再留在桌上。
适合使用名片OCR的场景
- 现场调查之后 ——当场登记管理公司・业主・总包方的名片，在车里就把报价单做好
- 展会・异业交流会 ——回程路上一并读取，第二天致谢邮件的收件人就齐了
- 介绍的案件 ——同时登记介绍人和委托人的名片，并备注介绍途径
- 水井・外构等的比价报价 ——工务店・房地产公司的负责人会增多，建立台账的效果很大
提高读取精度的拍摄方法
| 要点 | 理由 |
|---|---|
| 从正上方拍，让名片整体在框内 | 斜着拍文字会变形，地址中的门牌号容易误读 |
| 避免阴影和反光 | 光面纸的名片会因荧光灯反光而有部分过曝发白 |
| 背面有英文的话只拍正面 | 日文和英文混在一起时，姓名的判断有时会出错 |
| 登记前至少亲眼核对电话号码和邮箱 | 这两项错了就联系不上。其他项目以后可以再改 |
单独的名片应用与业务软件内置的区别
只做名片管理的单独应用擅长读取，但到了向读取的对象开具报价单的阶段，就需要抄写到别的软件里。如果业务管理软件内置名片OCR，读取的瞬间，该客户的报价・请款・作业记录就汇总到一个台账中，不会发生抄写。对个体经营者来说，这种“没有抄写”比读取精度的差别更有效。
内置名片OCR的业务管理软件
笔者开发・运营的业务管理软件“Flexsys”标配通过名片读取（OCR）登记客户的功能。读取的客户可以直接作为报价单・请款单・收据的收件人，再结合AI语音制作报价，从收到名片到发送报价单，只用手机就能完成。月费2,980日元的Solo方案起即可使用，所有方案都包含每月最多100次AI功能。
常见问题
Q. 名片OCR的读取精度大概有多高？A. 印刷清晰的一般名片，公司名称・姓名・电话・邮箱基本都能正确读取。但手写补充、特殊字体、竖排与横排混合时可能会误读，请在登记前务必在画面上确认一次。即使包含确认，所需时间也只有手动输入的几分之一。
Q. 读取的名片信息保存在哪里？A. 取决于使用的软件。如果是业务管理软件内置的名片OCR，读取的内容会进入该软件的客户台账，可以马上作为报价单・请款单的收件人使用。只做名片管理的单独应用，往往之后还需要抄写到客户台账中。
Q. 名片OCR在个人信息处理方面没问题吗？A. 名片是本人为了业务联络而递交的，在该目的范围内登记到客户台账是正常的商业惯例。不过，最好事先确认所用软件具备不做目的外使用、不提供给第三方、可以删除不再需要的信息等功能，这样更放心。